La libreta del almacenero no va más. Reemplazarla por softwares de gestión requiere una inversión que para algunas pymes puede ser considerable, pero ayuda a ahorrar disculpas, a sumar clientes y a lograr mejores tratos con los proveedores.
Conocidos como sistemas de gestión empresarial (ERP), «permiten simplificar procesos comerciales, optimizar operaciones, impulsar el crecimiento y reforzar la rentabilidad. Las ventajas implican controlar, gestionar y mejorar el rendimiento financiero; agilizar y optimizar los procesos de logística, fabricación y RR.HH., e introducir nuevos productos y servicios con mayor rapidez», dice Leandro Estanga, director de Canales y Partners de SAP América latina Región Sur.

Y, aunque requiera un costo extra, ayuda. «Los ERP eliminan trabajo administrativo, reducen errores y aumentan la productividad. Esto permite disparar el volumen de carga de trabajo sin incrementar el personal. En momentos de crisis, no hay una estructura sobredimensionada que mantener», dice Germán Viceconti, coordinador de Nuevos Negocios de NeuralSoft.
Según SAP, cuatro de cada 10 pymes argentinas usan hojas de cálculo para administrar el negocio. Como primer paso, Estanga recomienda contratar un ERP que integre procesos como las finanzas y contabilidad, el desarrollo de las ventas, la gestión ‘hard’ de RRHH, las compras, la gestión de stock y la logística, los procesos de abastecimiento y contratación de proveedores y la gestión del marketing. «En otra instancia se puede contar con cloud para la gestión ‘soft’ de RRHH para impulsar el desarrollo de los talentos y herramientas de business intelligence para sacar provecho de informes y tableros de control», recomienda.

A veces, las pymes crecen rápido y la gestión termina abrumándolos. «Arrancamos en 2010 con un lugar para venta mayorista y hoy tenemos seis locales propios, tres franquicias y un e-commerce. Un día nos dimos cuenta de que teníamos caos administrativo», dice Laura Lichtmaier, fundadora de la firma de accesorios Simones. Con su socio, Diego Siekiera, contrató Rubiro, un ERP de NeuralSoft para administrar información a través de la nube.

«Hacíamos todo mediante planillas de cálculo y documentos en Drive, pero esto no era eficiente para manejar el negocio. El software nos ayudó a simplificar la administración y el control de stock y a puntos de venta», agrega Lichtmaier. Eficientizar la gestión impulsó la estrategia de la marca de de crear autonomía para la línea Simones Mini, incrementar la producción y expandir la cantidad de locales.

De menor a mayor

Jorge Fernando Bayá, director general para el Sur de América latina de Totvs, asegura que el uso de datos estructurados es estratégico. «Los ERP terminan transformando datos en información útil que mejorará la toma de decisiones. Una solución de tecnología de la información (TI), por caso, brindará control eficiente del stock, la necesidad de reposición y el planeamiento de la producción para reducir costos, entre otros procesos», agrega Bayá.
El ejecutivo recomienda ir de menor a mayor. «Las pymes deberían contar con un ERP que gestione su backoffice, ordene su información e integre a la empresa. Muchas firmas buscan, además, soluciones de marketing relacional (CRM), tecnología de RR.HH. (RH) y negocios inteligentes (BI). Es clave buscar a un proveedor que permita ir adaptando esa herramienta al crecimiento de la pyme», aconseja.

En 2011, los directores de Editorial Vértice se dieron cuenta de que el ERP con el que venían operando les había quedado chico. El negocio había crecido y precisaban integrar en una sola herramienta todos los procesos. Además de poner en red lo tradicional (compras, ventas, stock y finanzas), la firma requería una solución para gestionar el área de contratos y regalías, por la cantidad de licencias que ya estaba manejando la editorial.

Contrataron el Totvs ERP. «Uno de los problemas consistió en crear un modelo que se ajustara a las peculiaridades de la editorial. Incorporan una parte de creación, otra de producción y otra más de tercerización para producir o distribuir un libro», explica Bayá. Tras varias reuniones, diseñaron una solución a medida. «Se convirtió en un factor clave para nuestro negocio», dice Jorge Caney, director de Vértice.

Las pymes buscan ser competitivas. «Se logra automatizando procesos y asegurando escalabilidad», advierte Diego Dubini, gerente de SAP Business One y director de Seidor para soluciones para pymes. Los negocios cambiaron y las firmas requieren otras herramientas. El e-commerce y el CRM son algunas de las áreas más requeridas. «También hay softwares de MRP (material requirement planning) que simplifican el planeamiento de las compras y la fabricación», agrega Dubini.

No hay volúmenes mínimos ni rubros específicos para pegar el salto online. «Todas las pymes requieren informatizarse. Pero se hace más crucial en las actividades que tienen menores márgenes de rentabilidad, porque cualquier mínima variable sobre la que se pierda control podría provocar rápidamente un efecto negativo», asegura Viceconti.
«Un proyecto de implementación de ERP es de gran envergadura para casi cualquier organización», asegura Ernesto Kiszkurno, socio de Pragma Consultores. La falta de personal familiarizado con las soluciones informáticas es uno de los obstáculos para implementar los nuevos procesos. «Muchas pymes no tienen soporte de TI full time ni están familiarizadas con el uso de ERP», coincide Estanga. La diferencia entre comprar un software de licencia y contratar uno personalizado está en el soporte. Hay que buscar soluciones que puedan cambiar con el crecimiento de la firma y que tengan detrás apoyo técnico.

Cambiar el modo de gestión puede ser estresante. «El inicio del proceso fue ‘crisis’», admite Juana Stafforte, de L&L Futura, firma rosarina que vende materias primas para heladerías y cafeterías. En 2013, con una trayectoria de 20 años, buscó informatizar los procesos. Contrató una de las soluciones de NeuralSoft. «Tras un año de trabajo, logramos dominar el manejo del sistema y comenzamos a modificar circuitos para optimizar su uso. Y permitió importantes logros», concluye.